Três ações que facilitam o dia a dia da sua Controladora de Pragas

Apesar da maioria das pessoas achar que o serviço de uma Controladora de Pragas é focado na rua e na dedetização em si, há muita burocracia no ramo. Ordens de serviço, controle de estoque e contratos fazem parte da rotina e, às vezes, a papelada pode se tornar difícil e desgastante. 

Reunimos, então, algumas ações que podem facilitar o dia a dia da sua controladora. Aqui, a dica é manter a organização. Uma empresa organizada vai te economizar tempo procurando documentos e dados de clientes, te deixando livre para as demandas que realmente importam. 

1. Tenha em mãos todos os documentos necessários para fechar o negócio com um novo cliente

Ao fechar um novo contrato, é preciso responder o cliente com agilidade, oferecer o orçamento e estar disponível para esclarecer dúvidas, tudo isso em um curto espaço de tempo. A velocidade do seu atendimento vai te diferenciar das outras Controladoras de Pragas, seja por bem ou por mal.

E para oferecer o melhor serviço, o mais rápido possível, tenha os documentos essenciais organizados e fáceis de acessar. Manter dados dos clientes, contratos e orçamentos organizados é um hábito que vai te economizar tempo na rotina, diminuir a burocracia e possibilitar um atendimento rápido e eficaz. 

Assim, quando um cliente entrar em contato, rapidamente você consegue identificar a necessidade, oferecer o orçamento, enviar o contrato e ter tempo de sobra para convencê-lo de que a sua empresa é a melhor escolha que ele pode fazer.  

2. Faça um checklist diário para suas equipes

Quanto maior o número de funcionários, mais difícil é gerenciar todas as equipes. Por isso, é importante fazer uma lista de afazeres diária com o que precisa ser feito por cada colaborador, seja dedetizador, atendimento, financeiro ou vendas. 

A lista também ajuda a organizar previamente a agenda de quem faz o controle de pragas e os materiais e equipamentos que serão necessários naquele dia de trabalho. Mas não adianta fazer a lista e esquecer, viu? Cobre as demandas no final do dia ou da semana e faça ajustes dependendo das metas que foram atingidas e das que sobrecarregaram os funcionários. 

Com o tempo, você vai conseguir analisar a produtividade da sua equipe e saber exatamente a carga de trabalho que vocês conseguem pegar. Isso pode ajudar na hora de aceitar mais clientes e de ampliar o seu quadro de funcionários. 

3. Organize novos documentos assim que chegarem ao escritório

Ordens de serviço, contratos e notas fiscais são documentos importantes e que podem demandar bastante tempo dos seus funcionários se não forem organizados adequadamente. 

O ideal é ter um lugar certo e de fácil acesso a todos, seja online ou no papel. Assim, quando quando um colaborador precisar de um documento, já sabe onde encontrar. 

Porém, o online tem alguns benefícios em relação ao papel físico. Citamos alguns deles para você avaliar se não está na hora de modernizar: 

• Facilita o acesso dos funcionários aos documentos, principalmente dos que trabalham fora do escritório, que podem acessar do celular; 
• Faz o backup automático de toda a documentação na nuvem, protegendo os arquivos importante e te dando acesso de qualquer lugar;
• Economiza dinheiro em impressões, papéis e correio, tudo pode ser feito digitalmente;
• Não demanda espaço físico para armazenamento, dê adeus aos escritórios cobertos de pastas e caixas de arquivos e mantenha tudo na palma da mão. 

Esperamos que essas dicas possam ajudar a rotina da sua empresa. Organizar e, principalmente, modernizar seus documentos e os afazeres dos colaboradores pode parecer complicado no início. Mas, essa escolha, além de oferecer um trabalho mais fácil e ágil, vai melhorar a sua empresa a longo prazo.

Quanto menor a burocracia e o tempo gasto com pequenas tarefas, mais você pode investir em planejamento, expansão e crescimento.